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Guida completa 2026
Il software del centro estetico, dalla cabina alla scheda cliente
Aggiornata al 28/09/2026
In breve. Un software per centro estetico, centro unghie o studio di massaggi deve gestire due risorse insieme: la cabina, con le sue attrezzature, e l'operatrice, con le sue competenze. Accanto all'agenda servono la scheda cliente con storico dei trattamenti e consenso firmato, i pacchetti a sedute, i buoni regalo e il promemoria del ritocco. Allergie e controindicazioni annotate nella scheda sono dati relativi alla salute, tutelati dall'art. 9 del GDPR: si raccolgono solo se servono al trattamento e le vede solo chi lavora in cabina. Se prenoti con una chat automatica, la chat deve dire subito di essere un assistente AI.
Perché l'agenda di un centro estetico non è un calendario qualsiasi?
Un trattamento occupa insieme una stanza, una persona e spesso un apparecchio.
La pressoterapia vuole la cabina con la macchina. Il massaggio vuole il lettino e un'operatrice formata.
Se il software guarda solo l'operatrice, due trattamenti finiscono nella stessa cabina.
Conta anche il tempo di riordino tra una cliente e l'altra: biancheria, igienizzazione, preparazione dei prodotti.
| Trattamento | Cabina o postazione | Chi lo esegue | Tempo da bloccare |
|---|---|---|---|
| Ricostruzione unghie | Postazione unghie | Onicotecnica | Durata più asciugatura |
| Massaggio | Cabina con lettino | Operatrice abilitata | Durata più riordino |
| Epilazione | Cabina attrezzata | Estetista | Durata più igienizzazione |
| Trattamento viso con apparecchio | Cabina con la macchina | Estetista formata sull'apparecchio | Durata più preparazione |
Cosa scrivere nella scheda della cliente, e cosa no?
La scheda serve a lavorare bene la volta dopo: prodotti usati, reazioni, preferenze, trattamenti fatti.
Allergie, gravidanza e patologie della pelle sono dati relativi alla salute. L'art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679 li colloca tra le categorie particolari di dati personali.
Annota solo ciò che cambia il trattamento. Per una manicure non serve un'anamnesi completa.
Tieni questi campi separati dal resto: la reception vede l'orario, non le controindicazioni.
- Trattamenti eseguiti, con data e operatrice.
- Prodotti e colori usati, per rifare lo stesso risultato.
- Allergie e controindicazioni, solo se rilevanti.
- Consensi firmati, con data.
- Pacchetti attivi e sedute residue.
Come si gestisce il consenso della cliente?
Per alcuni trattamenti il centro fa firmare un modulo: rischi, controindicazioni, cure dopo la seduta.
Il software lega il modulo alla scheda e alla data della firma, così l'operatrice lo ritrova prima di cominciare.
Tieni distinti tre consensi: al trattamento estetico, all'uso dei dati sulla salute, ai messaggi promozionali.
Sono scelte diverse. La cliente può dire sì alla prima e no all'ultima, e il software deve rispettarlo.
Come funziona il promemoria del ritocco senza diventare fastidioso?
Il ritocco ha un ritmo diverso per ogni trattamento: semipermanente, ricostruzione e laminazione ciglia non si ripetono dopo lo stesso tempo.
Imposta l'intervallo trattamento per trattamento, non uno uguale per tutte.
Il promemoria parte solo se la cliente non ha già un appuntamento in agenda.
Un avviso legato a un trattamento appena fatto è diverso da un'offerta. Per le promozioni serve, di regola, il consenso della cliente.
Come si tengono in ordine pacchetti a sedute e buoni regalo?
Il pacchetto da dieci sedute è un credito della cliente verso il centro.
Il software scala una seduta a ogni trattamento chiuso e mostra quante ne restano, anche alla cliente.
Metti una scadenza chiara, scritta anche sulla ricevuta.
Il buono regalo ha un codice unico, un valore o un trattamento, una scadenza. Quando viene usato si segna come usato, così nessuno lo presenta due volte.
Incasso del buono e trattamento avvengono in momenti diversi: chiedi al commercialista come registrarli.
Quando e come chiedere una recensione?
Chiedila una volta, dopo un trattamento concluso, non a ogni visita.
Non offrire sconti in cambio di giudizi positivi: falsa il risultato e molti siti di recensioni lo vietano.
Rispondi anche alle critiche, con calma e senza scrivere in pubblico dati della cliente o dettagli del trattamento.
Idee su come usarle per farti trovare nella pagina su recensioni e visibilità.
Cosa chiedere a chi ti propone il software?
Il quadro del mestiere è nella pagina su parrucchiere e centro estetico. Queste domande aiutano a confrontare le offerte.
- L'agenda gestisce cabina e operatrice insieme, o solo una delle due?
- Chi vede i campi sulla salute, e si può restringere l'accesso?
- Dove sono conservati i dati, e cosa firmi come nomina a responsabile del trattamento?
- Come esporti clienti, storico e sedute residue se cambi programma?
- La chat si presenta come assistente AI e passa a una persona del centro?
Domande frequenti
Un solo software basta per estetica, unghie e massaggi?
Sì, se ogni cabina e ogni postazione è una risorsa distinta con i suoi orari. Così una prenotazione per le unghie non occupa il lettino dei massaggi. Le operatrici si abbinano ai trattamenti che sanno fare.
Le foto prima e dopo si possono tenere nella scheda?
Sì, con il consenso scritto della cliente e solo per il lavoro in cabina. Per pubblicarle sui social serve un consenso a parte. Un volto riconoscibile richiede particolare attenzione.
L'operatrice può aprire le schede dal telefono personale?
Meglio di no. Se serve, con un accesso personale e senza scaricare i dati sul telefono. Quando l'operatrice lascia il centro, l'accesso si chiude lo stesso giorno.
La chat può consigliare un trattamento?
Può spiegare listino e durate. Non valuta la pelle né le controindicazioni: quelle restano all'estetista in cabina. Se la cliente descrive un problema di salute, la chat passa a una persona.
Cosa succede se una cliente chiede di cancellare i suoi dati?
Li cancelli, salvo quelli da conservare per obblighi fiscali, come le ricevute. Il software deve permetterlo dalla scheda, senza chiedere al fornitore. Resta traccia della richiesta e della data.
A chi si intesta un pacchetto regalato?
A chi lo usa, non a chi lo paga. Chi lo regala resta sulla ricevuta. Così la scheda, con allergie e storico, riguarda la persona giusta.
Come si passa da un vecchio programma o da un'agenda di carta?
Si parte dalle clienti attive dell'ultimo anno, non da tutto l'archivio. Pacchetti aperti e buoni non ancora usati si caricano per primi, perché sono crediti delle clienti. Per qualche settimana conviene tenere il vecchio strumento in sola consultazione, così nessun dato va perso nel passaggio.
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